Klauzula AI do regulaminu pracy (wzór)

Twoi pracownicy korzystają z ChatGPT, Copilota i Claude'a. Robią to od miesięcy, często na firmowych komputerach, wklejając dane klientów, fragmenty umów i wewnętrzne raporty. Regulamin pracy milczy na ten temat, a to oznacza, że firma nie ma żadnej kontroli nad tym, co trafia do zewnętrznych modeli językowych. Czas to zmienić, zanim zrobi to za Ciebie inspektor ochrony danych.

TL;DR:

• Regulamin pracy powinien jasno określać, które narzędzia AI są dozwolone, jakie dane można do nich wprowadzać i kto odpowiada za weryfikację wyników.
• Gotowy wzór klauzuli AI składa się z 6 kluczowych elementów: zakres, dozwolone narzędzia, kategorie danych, obowiązek weryfikacji, odpowiedzialność i sankcje.
• Wdrożenie klauzuli zajmuje 2-4 tygodnie, łącznie z konsultacjami ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.

Dlaczego regulamin pracy potrzebuje klauzuli AI

Kodeks pracy nie wspomina o sztucznej inteligencji. Ustawa o AI (AI Act) wchodzi w życie etapami, ale obowiązki pracodawcy dotyczące organizacji pracy istnieją już teraz. Artykuł 104 Kodeksu pracy mówi wprost: regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Korzystanie z narzędzi AI to element procesu pracy. Jeśli pracownik używa ChatGPT do napisania oferty handlowej, to jest to czynność służbowa wykonywana za pomocą zewnętrznego narzędzia. Brak regulacji oznacza:

• Ryzyko RODO - dane osobowe klientów trafiają do modeli językowych bez podstawy prawnej
• Brak kontroli jakości - nikt nie weryfikuje treści generowanych przez AI przed wysłaniem do klienta
• Niejasna odpowiedzialność - kto odpowiada za błąd w umowie napisanej przez AI?
• Nierówne traktowanie - jedni pracownicy korzystają z AI swobodnie, inni boją się nawet spróbować

---

Kluczowy wniosek: Klauzula AI w regulaminie pracy to nie biurokracja. To narzędzie, które chroni firmę przed wyciekiem danych i daje pracownikom jasne reguły gry.

---

Najczęstsze błędy przy tworzeniu klauzuli

Zanim przejdziemy do wzoru, warto wiedzieć, czego unikać. Firmy z regionu kujawsko-pomorskiego, które już próbowały uregulować kwestię AI, popełniają te same błędy.

Całkowity zakaz korzystania z AI

Brzmi bezpiecznie, ale jest nierealistyczny. Pracownicy i tak będą korzystać z AI na prywatnych telefonach. Zamiast zakazu lepiej określić zasady. Zakaz to jak zakazanie internetu w 2005 roku.

Zbyt ogólne sformułowania

"Pracownik powinien korzystać z AI w sposób odpowiedzialny" to zdanie, które nic nie znaczy. Klauzula musi być konkretna: jakie narzędzia, jakie dane, jaka procedura weryfikacji.

Brak konsultacji z pracownikami

Zmiana regulaminu pracy wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników (art. 104^2 KP). Pominięcie tego kroku oznacza, że klauzula jest nieważna.

Ignorowanie RODO

Klauzula AI bez odniesienia do ochrony danych osobowych to połowa roboty. Inspektor Ochrony Danych (IOD) powinien zaopiniować każdy zapis dotyczący przetwarzania danych w narzędziach AI.

Uwaga: Wklejenie danych osobowych klienta do ChatGPT bez wersji Enterprise to potencjalne naruszenie RODO. Model może wykorzystać te dane do treningu, co oznacza utratę kontroli nad danymi.

Krok po kroku: jak stworzyć klauzulę AI

Proces wdrożenia klauzuli AI do regulaminu pracy składa się z sześciu etapów. Każdy z nich wymaga zaangażowania konkretnych osób w firmie.

Krok 1: Audyt obecnego wykorzystania AI

Zanim napiszesz choćby jedno zdanie klauzuli, sprawdź co się dzieje w firmie. Wyślij krótką ankietę do pracowników:

1. Z jakich narzędzi AI korzystasz w pracy?
2. Jakie dane wprowadzasz do tych narzędzi?
3. Jak często korzystasz z AI w ciągu tygodnia?
4. Czy weryfikujesz wyniki generowane przez AI?

Wyniki Cię zaskoczą. W firmach z Bydgoszczy i okolic, które przeprowadzały takie audyty, okazywało się, że z AI korzysta od 40% do 70% pracowników biurowych.

Krok 2: Określ dozwolone narzędzia

Nie każde narzędzie AI jest równe pod kątem bezpieczeństwa. Stwórz trzy listy:

• Narzędzia zatwierdzone - np. Microsoft Copilot (w ramach licencji M365), ChatGPT Enterprise, Claude for Work
• Narzędzia warunkowo dozwolone - np. darmowy ChatGPT, ale wyłącznie bez danych firmowych
• Narzędzia zakazane - np. nieznane aplikacje AI z nieweryfikowalną polityką prywatności

Krok 3: Zdefiniuj kategorie danych

To kluczowy element. Podziel dane firmowe na kategorie:

• Dane publiczne - informacje dostępne na stronie www, materiały marketingowe
• Dane wewnętrzne - procedury, notatki ze spotkań, plany projektów
• Dane poufne - dane finansowe, strategie, dane osobowe pracowników i klientów
• Dane zastrzeżone - tajemnice handlowe, know-how, dane objęte NDA

Dane publiczne można wprowadzać do dowolnego zatwierdzonego narzędzia. Dane wewnętrzne tylko do narzędzi z licencją Enterprise. Dane poufne i zastrzeżone nie trafiają do żadnego zewnętrznego narzędzia AI.

Krok 4: Napisz klauzulę

Poniżej znajdziesz gotowy wzór. Dostosuj go do specyfiki swojej firmy.

Krok 5: Skonsultuj ze związkami lub przedstawicielami

Zgodnie z art. 104^2 Kodeksu pracy masz 30 dni na uzgodnienie zmian. Jeśli nie ma związków zawodowych, konsultujesz z przedstawicielem pracowników wybranym w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Krok 6: Ogłoś i przeszkol

Zmiana regulaminu wchodzi w życie po 2 tygodniach od podania do wiadomości pracowników. Sam dokument nie wystarczy. Zorganizuj krótkie szkolenie, na którym wyjaśnisz zasady i odpowiesz na pytania.

Poniższa wizualizacja pokazuje strukturę klauzuli AI i zależności między jej elementami. Każdy blok odpowiada jednemu z kluczowych zapisów, które powinny znaleźć się w regulaminie.

Wzór klauzuli AI do regulaminu pracy

Poniżej znajduje się wzór klauzuli, który możesz dostosować do swojej firmy. Każdy paragraf odpowiada jednemu z sześciu elementów opisanych wyżej.

Paragraf 1. Zakres stosowania.
Niniejsze postanowienia dotyczą wszystkich pracowników korzystających z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji (dalej: narzędzia AI) w ramach wykonywania obowiązków służbowych lub na sprzęcie służbowym.

Paragraf 2. Dozwolone narzędzia AI.
Pracownik może korzystać wyłącznie z narzędzi AI zatwierdzonych przez pracodawcę. Lista zatwierdzonych narzędzi stanowi Załącznik nr X do regulaminu pracy i jest aktualizowana nie rzadziej niż raz na kwartał.

Paragraf 3. Ochrona danych.
Zabrania się wprowadzania do narzędzi AI danych osobowych, danych poufnych oraz danych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Dane wewnętrzne mogą być wprowadzane wyłącznie do narzędzi posiadających licencję korporacyjną z gwarancją nieprzetwarzania danych w celach treningowych.

Paragraf 4. Obowiązek weryfikacji.
Pracownik jest zobowiązany do weryfikacji każdego wyniku wygenerowanego przez narzędzie AI przed jego wykorzystaniem w celach służbowych. Treści wygenerowane przez AI nie mogą być wysyłane do klientów, kontrahentów ani publikowane bez uprzedniej kontroli merytorycznej.

Paragraf 5. Odpowiedzialność.
Pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za treści wygenerowane przy użyciu narzędzi AI i wykorzystane w ramach obowiązków służbowych, na takich samych zasadach jak za treści przygotowane samodzielnie.

Paragraf 6. Zgłaszanie incydentów.
W przypadku nieumyślnego wprowadzenia danych chronionych do narzędzia AI, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zgłosić ten fakt bezpośredniemu przełożonemu oraz Inspektorowi Ochrony Danych.

Narzędzia wspierające wdrożenie

Sama klauzula to dokument. Żeby działała w praktyce, potrzebujesz kilku narzędzi:

• Microsoft Purview - klasyfikacja i ochrona danych w ekosystemie M365, automatyczne etykiety poufności
• Rejestr narzędzi AI - prosty arkusz Excel lub SharePoint z listą zatwierdzonych narzędzi, datą zatwierdzenia i osobą odpowiedzialną
• Szkolenie wdrożeniowe - 2-godzinne warsztaty, na których pracownicy poznają zasady i przećwiczą je na przykładach (szkoleniabydgoszcz.pl organizuje takie warsztaty dla firm z regionu kujawsko-pomorskiego)
• Formularz zgłaszania incydentów - prosty formularz online (Microsoft Forms, Google Forms) dostępny dla każdego pracownika

Harmonogram wdrożenia

Realistyczny harmonogram dla firmy zatrudniającej 20-100 osób wygląda tak:

1. Tydzień 1 - audyt i konsultacja z IOD
2. Tydzień 2 - przygotowanie klauzuli i listy narzędzi, weryfikacja prawna
3. Tydzień 3-6 - konsultacje ze związkami/przedstawicielami pracowników
4. Tydzień 7 - ogłoszenie zmiany regulaminu
5. Tydzień 8 - szkolenie wdrożeniowe
6. Tydzień 9 - klauzula wchodzi w życie

Cały proces trwa około 2 miesięcy. Nie da się tego zrobić w tydzień, ale nie trzeba też czekać pół roku.

Czy Twoja firma ma już klauzulę AI w regulaminie pracy, czy dopiero planujesz jej wdrożenie? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach.

Additional Resources

• Jak bezpiecznie wdrożyć AI w firmie? Praktyczny przewodnik i ... - Wzór regulaminu korzystania z rozwiązań sztucznej inteligencji (AI). Kup teraz >>. Dlaczego firmy muszą wprowadzić regulamin korzystania z AI?
• jakie dokumenty i polityki są potrzebne wg AI act? - Czy regulamin pracy powinien zawierać zapisy o AI? Tak, szczególnie jeśli AI będzie wykorzystywane do monitorowania pracowników – zgodnie z art.
• Regulamin oceny pracowników przez AI – gotowy wzór do ... - Propozycja regulaminu stanowi wzór informacji dla personelu co do zakresu oceny, ograniczeń z nią związanych oraz podstawowych przepisów