Jak napisać prompt do tworzenia notatek ze spotkań

Spotkanie trwało godzinę, padło dwadzieścia ustaleń, a po tygodniu nikt nie pamięta połowy z nich. Brzmi znajomo? Ręczne spisywanie notatek to jedno z tych zadań, które pochłania czas i energię, a efekt i tak bywa niekompletny. Dobra wiadomość: wystarczy transkrypcja lub nawet luźne punkty z rozmowy i odpowiednio napisany prompt, żeby AI wygenerowało uporządkowaną notatkę w kilkadziesiąt sekund.

• AI tworzy notatki ze spotkań z podziałem na decyzje, action items i dyskusję na podstawie transkrypcji lub punktów.
• Kluczem jest prompt zawierający format wyjściowy, listę uczestników i kontekst spotkania.
• Cały proces zajmuje 2-3 minuty zamiast 20-30 minut ręcznego spisywania.

Dlaczego warto oddać notatki AI

Przeciętne spotkanie firmowe trwa 45-60 minut. Osoba, która notuje, traci połowę uwagi na zapisywanie zamiast uczestniczyć w dyskusji. Po spotkaniu trzeba jeszcze uporządkować notatki, rozesłać je mailem i upewnić się, że nic nie umknęło.

AI rozwiązuje ten problem na kilku poziomach. Po pierwsze, nie męczy się i nie traci wątku po trzydziestej minucie. Po drugie, potrafi wyodrębnić z chaotycznej rozmowy konkretne kategorie informacji: kto co ma zrobić, jakie decyzje zapadły, co wymaga dalszej dyskusji. Po trzecie, robi to w kilkadziesiąt sekund.

Nie chodzi o zastąpienie ludzkiego myślenia. Chodzi o to, żeby nie tracić czasu na mechaniczne przepisywanie tego, co i tak zostało powiedziane.

Struktura promptu krok po kroku

Prompt do notatek ze spotkania składa się z czterech bloków. Każdy z nich pełni konkretną funkcję i pominięcie któregokolwiek obniża jakość wyniku.

1. Kontekst spotkania

Zacznij od podania podstawowych informacji:

• Temat spotkania (np. "Planowanie kampanii Q3 2026")
• Data i czas trwania
• Lista uczestników z rolami (np. "Anna Kowalska, kierownik marketingu")
• Cel spotkania (np. "Ustalenie budżetu i harmonogramu")

2. Materiał źródłowy

Tutaj wklejasz transkrypcję, nagranie przetworzone na tekst lub własne punkty z rozmowy. Im więcej szczegółów, tym lepsza notatka. Nawet chaotyczne, niepełne zdania wystarczą, bo AI potrafi wyciągnąć sens z kontekstu.

3. Format wyjściowy

To najważniejsza część. Musisz powiedzieć AI, jak ma wyglądać gotowa notatka. Bez tego dostaniesz ścianę tekstu zamiast uporządkowanego dokumentu.

4. Instrukcje dodatkowe

Tutaj dodajesz szczegóły: język formalny czy nieformalny, czy pomijać small talk, czy wyróżniać terminy.

"The colon in this type of prompt lets ChatGPT know that what comes after the colon is the text we want to summarize."

Trzy filary notatki: action items, decyzje, dyskusja

Każda notatka ze spotkania powinna zawierać trzy wyraźnie oddzielone sekcje. To nie jest kwestia estetyki. To kwestia tego, czy za tydzień ktokolwiek będzie wiedział, co ma robić.

Action items to konkretne zadania przypisane do konkretnych osób z konkretnymi terminami. Nie "trzeba się zająć stroną", tylko "Marek przygotuje nowy landing page do 15 lipca". AI potrafi wyłapać takie zobowiązania z rozmowy, ale musisz mu powiedzieć, żeby szukał właśnie tego.

Decyzje to ustalenia, które zapadły podczas spotkania. Często giną w szumie dyskusji. Prompt powinien wyraźnie prosić o wylistowanie wszystkich decyzji, nawet tych pozornie drobnych.

Dyskusja to podsumowanie tematów, które były omawiane, ale nie doprowadziły do konkretnej decyzji. To ważne, bo pokazuje kontekst i pozwala wrócić do tematu na kolejnym spotkaniu.

Przypisywanie zadań do osób

To miejsce, gdzie lista uczestników z początku promptu robi różnicę. Kiedy AI zna imiona i role uczestników, potrafi przypisać zadania do właściwych osób na podstawie kontekstu rozmowy.

Przykład fragmentu promptu:

Uczestnicy:
Anna Kowalska (kierownik marketingu)
Marek Nowak (grafik)
Joanna Wiśniewska (copywriter)

Dla każdego action item podaj:
Osobę odpowiedzialną
Opis zadania
Termin realizacji (jeśli padł w rozmowie)

Kiedy w transkrypcji pojawia się "Marek, przygotuj te banery do piątku", AI automatycznie przypisze to do Marka Nowaka z terminem na piątek. Bez listy uczestników musiałoby zgadywać, kim jest "Marek".

Poniższy schemat pokazuje cały proces od nagrania spotkania do gotowej notatki:

Integracja z kalendarzem i narzędziami

Notatka ze spotkania jest bezużyteczna, jeśli leży w czyjejś skrzynce i nikt do niej nie wraca. Dlatego warto od razu pomyśleć o dystrybucji.

1. Microsoft Teams / Google Meet mają wbudowane funkcje transkrypcji. Wystarczy włączyć nagrywanie, a po spotkaniu pobrać tekst.
2. Narzędzia jak Notta, Otter.ai czy Fireflies automatycznie transkrybują i mogą generować podsumowania. Ale ich domyślne formaty rzadko pasują do potrzeb konkretnego zespołu.
3. Kopiuj transkrypcję do ChatGPT lub Claude z własnym promptem. To daje pełną kontrolę nad formatem.
4. Gotową notatkę wklej do Slacka, Teamsa lub wyślij mailem z listą action items na górze.

Uwaga: Zanim wkleisz transkrypcję do zewnętrznego narzędzia AI, upewnij się, że nie zawiera danych wrażliwych. Jeśli na spotkaniu padały dane osobowe klientów lub informacje poufne, użyj wersji enterprise z gwarancją prywatności danych (np. ChatGPT Enterprise, Azure OpenAI).

Przykładowy workflow i szablon promptu

Oto kompletny szablon, który możesz skopiować i dostosować do swoich spotkań. Zamień tekst w nawiasach kwadratowych na własne dane.

Jesteś asystentem tworzącym notatki ze spotkań firmowych.

KONTEKST SPOTKANIA:
Temat: [temat spotkania]
Data: [data]
Uczestnicy: [imię, rola] / [imię, rola] / [imię, rola]
Cel: [cel spotkania]

TRANSKRYPCJA / PUNKTY ZE SPOTKANIA:
[wklej tutaj transkrypcję lub własne notatki]

ZADANIE:
Na podstawie powyższego materiału stwórz notatkę ze spotkania w następującym formacie:

PODSUMOWANIE (3-4 zdania, najważniejsze wnioski)
DECYZJE (lista punktowa, każda decyzja w osobnym punkcie)
ACTION ITEMS (tabela: Osoba | Zadanie | Termin)
TEMATY DO DALSZEJ DYSKUSJI (lista punktowa)
NASTĘPNE SPOTKANIE (data, temat, jeśli ustalono)

Pisz zwięźle, w języku polskim. Pomijaj small talk i tematy niezwiązane z celem spotkania.
Jeśli action item nie ma terminu, wpisz "do ustalenia".

Poniżej interaktywna wizualizacja pokazująca, jak poszczególne elementy promptu wpływają na jakość notatki:

Jak to wygląda w praktyce

Załóżmy, że prowadzisz cotygodniowe spotkanie zespołu marketingu. Włączasz nagrywanie w Teams, spotkanie trwa 40 minut. Po zakończeniu pobierasz transkrypcję, wklejasz ją do ChatGPT razem z szablonem promptu. Po 30 sekundach masz gotową notatkę z pięcioma action items, trzema decyzjami i dwoma tematami do dalszej dyskusji.

Cały proces od końca spotkania do wysłania notatki na Slacka zajmuje 3 minuty. Bez AI zajmowałby 25-30 minut. Na szkoleniach w szkoleniabydgoszcz.pl uczestnicy regularnie mówią, że to jedno z pierwszych zastosowań AI, które wdrażają po warsztacie, bo efekt jest natychmiastowy.

Warto iterować. Pierwszy prompt rzadko jest idealny. Po kilku spotkaniach zobaczysz, co AI pomija, co dodaje niepotrzebnie, i dostroisz szablon do specyfiki swoich spotkań. Niektóre zespoły dodają sekcję "Ryzyka", inne "Budżet", jeszcze inne "Feedback klienta". Format powinien odzwierciedlać to, co naprawdę jest ważne w danym kontekście.

Które spotkania w Twojej firmie najbardziej potrzebują uporządkowanych notatek? Przetestuj szablon na najbliższym i napisz, jak poszło.

Additional Resources

• Jak używać ChatGPT do notatek ze spotkań - 1. Pobierz transkrypcję swojej spotkania. 2. Poproś ChatGPT o podsumowanie transkrypcji. 3. Skopiuj i wklej swoją transkrypcję. 4.
• Automatyczne notatki ze spotkań z AI - krok po kroku - Automatyczne notatki ze spotkań na Google Meet, Zoom czy Teams? Sprawdź, jak odzyskałem 20h w miesiącu. Odbierz gotową instrukcję!
• Jak pisać prompty do ChatGPT? Praktyczne wskazówki i ... - Jak pisać prompty do ChatGPT? Praktyczne wskazówki i przykłady · Używaj prostego i zrozumiałego języka. · Unikaj ogólników i niejasnych sformułowań. · Definiuj ...